# Tài liệu URD

URD (User Requirements Document) là tài liệu mô tả các nhu cầu của người dùng đối với hệ thống, được viết dưới góc nhìn nghiệp vụ nhằm trả lời câu hỏi hệ thống cần phải làm gì. Tài liệu này tập trung vào các chức năng và yêu cầu mà người dùng mong muốn, không đi sâu vào cách thức thiết kế hay triển khai kỹ thuật. URD thường được sử dụng để thống nhất yêu cầu giữa các bên liên quan và làm cơ sở cho các bước phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống sau này.

# 1. TỔNG QUAN

# Format của tài liệu

#### 1. Mục đích

Tài liệu phân tích yêu cầu người dùng được xây dựng nhằm mô tả đầy đủ và chi tiết các quy trình nghiệp vụ cùng các yêu cầu chức năng của hệ thống Quản lý công việc, làm cơ sở để thống nhất hiểu biết giữa khách hàng và đơn vị triển khai. Thông qua tài liệu, các bên liên quan có thể nắm bắt chính xác cách thức hệ thống hỗ trợ người dùng trong việc tạo lập, phân công, tiếp nhận, xử lý, theo dõi tiến độ, phê duyệt và hoàn thành công việc ở nhiều nguồn khác nhau, từ đó đảm bảo quá trình phân tích – thiết kế – phát triển hệ thống được thực hiện đúng phạm vi, đúng nhu cầu và nhất quán trong suốt vòng đời công việc. Đồng thời, tài liệu cũng đóng vai trò làm căn cứ quan trọng để khách hàng kiểm tra, đánh giá và phê duyệt các giai đoạn tiếp theo như thiết kế chi tiết, xây dựng chức năng và kiểm thử hệ thống.

#### 2. Phạm vi

#### 3. Tổng quan

Module Quản lý Công việc (QLCV) là một thành phần quan trọng trong hệ thống Văn phòng số của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn, hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình giao việc – thực hiện – giám sát – phê duyệt – báo cáo trong nội bộ Tổng Công ty.

Trong bối cảnh hoạt động của đơn vị quy mô lớn, đa nhiệm vụ và có nhiều cấp quản lý, việc kiểm soát tiến độ, minh bạch trách nhiệm và đảm bảo công việc được xử lý đúng hạn là yêu cầu bắt buộc. Module QLCV được xây dựng nhằm đáp ứng các nhu cầu đặc thù sau:

- Tính minh bạch và rõ trách nhiệm: Mọi công việc đều gắn với người giao, người chủ trì, người phối hợp và thời hạn xử lý. Trạng thái công việc được quản lý theo vòng đời chuẩn hóa, giúp minh bạch trách nhiệm và tiến độ từng cá nhân, đơn vị.
- Tính kiểm soát theo nhiều cấp: Hỗ trợ quy trình giao việc từ cá nhân, phòng ban đến lãnh đạo cấp cao; hỗ trợ quy trình nhiều cấp khi chỉ đạo từ Ban TGĐ → phòng ban → cá nhân.
- Tính liên thông: QLCV được tích hợp chặt chẽ với các module khác như:

- Điều hành văn bản → tạo công việc từ văn bản đến/đi.
- Quản lý cuộc họp → tạo công việc từ cuộc họp và các kết luận cuộc họp.
- Webmail → đồng bộ lịch, nhắc hạn.
- Tính nhắc hạn và cảnh báo: Hệ thống theo dõi tiến độ theo thời gian thực, gửi thông báo tự động khi sắp đến hạn, quá hạn hoặc khi có yêu cầu điều chỉnh/phê duyệt.
- Tính thống kê & đo lường: Cung cấp báo cáo tổng hợp theo phòng ban, theo người thực hiện, theo trạng thái, theo loại công việc, theo nguồn gốc công việc (từ văn bản, từ cuộc họp, từ dự án…), hỗ trợ lãnh đạo đánh giá hiệu quả công việc toàn hệ thống.
- Tính đa nền tảng: Hỗ trợ đầy đủ trên Web và Mobile giúp cán bộ có thể nhận việc, cập nhật tiến độ và phản hồi mọi lúc mọi nơi.

#### 4. Phạm vi đối tượng sử dụng


Module Quản lý Công việc phục vụ toàn bộ cán bộ, nhân viên và các cấp lãnh đạo thuộc các đơn vị trong Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn. Người dùng được phân thành các vai trò với quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng như sau:

<div align="center" dir="ltr" id="bkmrk-vai-tr%C3%B2-m%C3%B4-t%E1%BA%A3-tr%C3%A1ch-"><table><colgroup><col width="114"></col><col width="252"></col><col width="239"></col></colgroup><tbody><tr><td>Vai trò

</td><td>Mô tả

</td><td>Trách nhiệm chính

</td></tr><tr><td>Lãnh đạo

</td><td>Chủ tịch/Phó Tổng/ giao việc xuyên phòng ban

</td><td>Giao việc đa cấp, xem báo cáo tổng hợp, phê duyệt hoặc yêu cầu làm lại công việc

</td></tr><tr><td>Trưởng/Phó phòng

</td><td>Cấp quản lý trực tiếp trong phòng ban

</td><td>Giao việc cho cán bộ, theo dõi và phê duyệt kết quả, xử lý điều chỉnh

</td></tr><tr><td>Cán bộ/Người thực hiện

</td><td>Nhân sự xử lý công việc theo phân công

</td><td>Nhận việc, thực hiện công việc, cập nhật tiến độ, gửi phê duyệt

</td></tr><tr><td>Văn thư

</td><td>Bộ phận tiếp nhận văn bản

</td><td>Tạo công việc từ văn bản đến; theo dõi tiến độ công việc liên quan văn bản

</td></tr><tr><td>Thư ký

</td><td>Người hỗ trợ Lãnh đạo

</td><td>Lãnh đạo chỉ đạo cho thư ký tạo công việc nhiều cấp, kết luận cuộc họp

</td></tr><tr><td>Admin hệ thống

</td><td>Quản trị CNTT

</td><td>Cấu hình hệ thống, phân quyền, quản lý danh mục, hỗ trợ kỹ thuật

</td></tr></tbody></table>

</div>#### 5. Phạm vi chức năng

Module QLCV bao gồm các nhóm chức năng chính sau:

1\. Quản lý công việc cá nhân

- Tạo công việc cá nhân
- Theo dõi, cập nhật tiến độ
- Hoàn thành / hủy công việc
- Nhắc hạn, cảnh báo quá hạn

2\. Quản lý công việc phòng ban

- Giao việc → nhận việc → thực hiện → phê duyệt
- Phối hợp xử lý giữa các cá nhân
- Yêu cầu điều chỉnh thông tin công việc
- Xem lịch sử xử lý, trạng thái công việc

3\. Công việc từ văn bản

- Tạo công việc từ văn bản đến/đi
- Gắn tài liệu văn bản vào công việc
- Xử lý theo quy trình phòng ban
- Kết nối ngược lại để hiển thị tiến độ trong module văn bản

4\. Công việc từ cuộc họp

- Tạo công việc từ cuộc họp.
- Tạo công việc từ kết luận cuộc họp
- Cập nhật kết quả để đồng bộ sang biên bản họp

5\. Công việc nhiều cấp

- Giao việc từ lãnh đạo → phòng ban → cá nhân
- Tổng hợp kết quả theo từng cấp
- Báo cáo xuyên cấp

6\. Công việc dự án

- Quản lý công việc theo từng dự án
- Công việc trong phạm vi phòng ban hoặc liên phòng
- Theo dõi hạn mức, tiến độ, báo cáo theo dự án

7\. Theo dõi, nhắc hạn

- Nhắc hạn tự động qua Web/Mobile
- Nhắc hạn theo phòng ban
- Tổng hợp nhắc hạn gửi lãnh đạo

8\. Báo cáo – Thống kê

- Dashboard tổng quan
- Báo cáo theo đơn vị/phòng ban
- Báo cáo theo cá nhân
- Báo cáo theo trạng thái, thời gian, loại công việc
- Xuất Excel, PDF

9\. Cài đặt &amp; cấu hình

- Quản trị hệ thống
- Danh mục (loại công việc, nguồn gốc, mức độ ưu tiên…)
- Phân quyền theo vai trò, đơn vị
- Cấu hình quy trình mẫu, template công việc
- Cấu hình người nhận việc theo phòng ban

#### 6. Nền tảng

Module QLCV được triển khai trên hai nền tảng chính:

1\. Nền tảng Web

- Giao diện đầy đủ tính năng cho quản lý và xử lý công việc
- Tối ưu cho tác vụ cần màn hình lớn: giao việc, phê duyệt, báo cáo, quản trị
- Truy cập trên trình duyệt mà không cần cài đặt

2\. Nền tảng Mobile (iOS/Android)

- Nhận việc, theo dõi, cập nhật trạng thái mọi lúc mọi nơi
- Nhận thông báo nhắc hạn, điều chỉnh, phê duyệt tức thời
- Giao diện tối ưu cho thiết bị di động, hỗ trợ thao tác nhanh

Hỗ trợ đa nền tảng giúp toàn bộ cán bộ luôn theo dõi được tiến độ công việc và không bỏ sót nhiệm vụ được giao.

#### 7. Thuật ngữ và các từ viết tắt

<div align="left" class="align-center" dir="ltr" id="bkmrk-stt-thu%E1%BA%ADt-ng%E1%BB%AF%2Fch%E1%BB%AF-vi"><table class="align-center"><colgroup><col width="63"></col><col width="252"></col><col width="252"></col></colgroup><thead><tr><th scope="col">STT

</th><th scope="col">Thuật ngữ/chữ viết tắt

</th><th scope="col">Mô tả

</th></tr></thead><tbody><tr><td>1

</td><td>TCSG

</td><td>Viết tắt của “Tân Cảng Sài Gòn”, hay “Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn”

</td></tr><tr><td>2

</td><td>STT

</td><td>Số thứ tự

</td></tr><tr><td>3

</td><td>DB

</td><td>Cơ sở dữ liệu - Database

</td></tr><tr><td>4

</td><td>KH

</td><td>Khách hàng

</td></tr><tr><td>5

</td><td>LĐ

</td><td>Lãnh đạo

</td></tr><tr><td>6

</td><td>CB

</td><td>Cán bộ

</td></tr></tbody></table>

</div>
#### 8. Quy định hình dùng chung trong biểu đồ luồng dữ liệu

<div align="left" class="align-center" dir="ltr" id="bkmrk-h%C3%ACnh-v%E1%BA%BD-t%C3%AAn-%C3%9D-ngh%C4%A9a-"><table class="align-center"><colgroup><col width="169"></col><col width="112"></col><col width="361"></col></colgroup><thead><tr><th scope="col">Hình vẽ

</th><th scope="col">Tên

</th><th scope="col">Ý nghĩa

</th></tr></thead><tbody><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-oc2fmpuc.png)

</td><td>User task

</td><td>Các bước người dùng thực hiện trên hệ thống.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-r5hnhvef.png)

</td><td>Service task

</td><td>Các bước hệ thống thực hiện tự động.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-xfcw5vyf.png)

</td><td>Manual task

</td><td>Các bước do người dùng thực hiện thủ công.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-liubetod.png)

</td><td>Call activity

</td><td>Gọi đến một quy trình khác.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-azwc0hmw.png)

</td><td>Send task

</td><td>Gửi một thông điệp. (Ví dụ: gửi email, thông tin, SMS, gửi hàng, hóa đơn, …).

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-llpgzxn1.png)

</td><td>Receive task

</td><td>Chờ nhận một thông điệp. (Ví dụ: nhận email, SMS, thông tin, hóa đơn, tiền, …).

Lưu ý: Quy trình sẽ chờ nhận được mới chạy tiếp.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-dvepnqov.png)

</td><td>Exclusive (XOR) gateway

</td><td>Loại rẽ nhánh: duy nhất một nhánh quy trình thỏa mãn điều kiện sẽ được chọn để thi hành tiếp.

Loại gộp nhánh: bất kỳ nhánh vào nào được thực thi sẽ tiến hành thi hành tiếp ngay nhánh ra

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-cznen13l.png)

</td><td>Parallel (AND) gateway

</td><td>Loại rẽ nhánh: khi thi hành đến gateway này toàn bộ các nhánh đầu ra sẽ được thi hành.

Loại gộp nhánh: khi tất cả các nhánh đầu vào đã được thi hành thì nhánh đầu ra mới được thi hành.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-fef2jgvb.png)

</td><td>Inclusive (OR) gateway

</td><td>Bất cứ nhánh nào thỏa mãn điều kiện đều có thể được thực thi.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-smawrasu.png)

</td><td>Start Event

</td><td>Bắt đầu.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-3zvlrgcq.png)

</td><td>End Event

</td><td>Kết thúc.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-eprmawoo.png)

</td><td>Data

</td><td>Dữ liệu.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-uwj3glos.png)

</td><td>Data Store

</td><td>Kho dữ liệu.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-uilxrzzx.png)

</td><td>  
</td><td>Luồng dữ liệu trong một quy trình nghiệp vụ.

</td></tr><tr><td>![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-yluswfa1.png)

</td><td>  
</td><td>Luồng tương tác giữa các quy trình nghiệp vụ.

</td></tr></tbody></table>

</div>###  Quy trình nghiệp vụ của hệ thống

#### V.1 Quy trình xuất bản tin tức(CBNV)

##### V.1.1 Yêu cầu

Mục đích:

- Cho phép tất cả CBNV có thể tạo tin tức và trình xuất bản lên Nhóm phê duyệt tin.
- Đảm bảo chất lượng nội dung của tin tức trước khi xuất bản:

- Quy trình xuất bản tin tức giúp kiểm tra, rà soát và chỉnh sửa tin bài để đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với tiêu chuẩn của cơ quan/đơn vị.
- Đảm bảo tin tức được duyệt mới xuất bản
- Phân rõ quyền hạn của từng vai trò:
- Mỗi vai trò (người soạn tin, Nhóm phê duyệt tin) có nhiệm vụ và quyền hạn riêng, giúp truy vết trách nhiệm khi có sai sót hoặc yêu cầu điều chỉnh.
- Quản lý vòng đời của tin tức xuất bản tin tức, kiểm soát đầy đủ các trạng thái của tin:

- Phục vụ hệ thống theo dõi được tiến trình, trạng thái hiện tại, lịch sử thay đổi và đảm bảo quy trình diễn ra thống nhất, xuyên suốt.

Đối tượng tham gia vào quy trình:

- Cán bộ nhân viên: Toàn bộ cán bộ nhân viên có quyền tạo, lưu nháp, sửa, xóa và trình duyệt lên cho cán bộ quản lý phê duyệt.
- Quản lý phê duyệt: Ban lãnh đạo tổng công ty TCSG có quyền tiếp nhận phê duyệt, hủy tin và trả lại tin.

##### V.1.2 Sự kiện kích hoạt quy trình

- Xuất phát từ nhu cầu thông báo và tuyên truyền thông tin, tin tức của CBNV. Từ đó thực hiện tạo mới tin tức.

##### V.1.3 Quy trình nghiệp vụ

![](https://docs.lifetex.vn/uploads/images/gallery/2026-04/embedded-image-vykbypqo.png)

##### V.1.4 Mô tả các bước trong quy trình

<div align="left" dir="ltr" id="bkmrk-m%C3%A3-b%C6%B0%E1%BB%9Bc-t%C3%AAn-b%C6%B0%E1%BB%9Bc-m%C3%B4-"><table style="width: 107.619%;"><colgroup><col style="width: 9.30233%;" width="62"></col><col style="width: 21.2284%;" width="105"></col><col style="width: 52.8324%;" width="296"></col><col style="width: 16.6965%;" width="211"></col></colgroup><tbody><tr><td>Mã bước

</td><td>Tên bước

</td><td>Mô tả chi tiết

</td><td>Phương thức xử lý

</td></tr><tr><td>1. 

</td><td>Tạo tin

</td><td>CBNV tin thực hiện nhập thông tin để tạo mới tin tức.  
Hệ thống:

1\. Hệ thống cung cấp chức năng tạo mới tin tức vời các trường thông tin và thao tác sau:

- Trường thông tin

- Tiêu đề
- Tóm tắt
- Nội dung
- Ảnh đại diện
- Tên ảnh


- Chuyên mục
- Người tạo tin
- Tags
- Bình luận
- Ngày tạo
- trạng thái

- Thao tác

- upload file
- kéo thả hình ảnh, video
- Xem trước
- Lưu nháp
- Trình duyệt

2.Sau khi CBNV(Người tạo tin) lưu tin tức hệ thống thực hiện tạo mới một tin tức với thông tin CBNV đã nhập

</td><td>Thực hiện trên phần mềm portal bởi CBNV(Người tạo tin)

</td></tr><tr><td>2. 

</td><td>Tiếp nhận tin tức lưu nháp

</td><td>Khi soạn tin xong CBNV(Người tạo tin) chọn lưu nháp tin tức để chờ duyệt.

Hệ thống:

1\. Ở màn tạo tin, nếu CBNV(Người soạn tin) chọn lưu nháp tin tức, hệ thống cập nhật lại trạng thái tin tức thành lưu nháp và hiển thị ở màn hình lưu nháp.

2\. Hệ thống hiển thị danh sách tin tức trạng thái lưu nháp cho CBNV(Người tạo tin) với các trường sau:

- STT
- Tác giả
- Tiêu đề
- Chủ đề
- Ngày soạn
- Bình luận

3\. Ở màn lưu nháp CBNV có thể thực hiện các chức năng: Trình duyệt tin tức, chỉnh sửa, xem chi tiết, xóa tin tức

</td><td>Thực hiện trên phần mềm portal bởi CBNV(Người tạo tin)

</td></tr><tr><td>3. 

</td><td>Trình duyệt tin tức cho quản lý

</td><td>Khi soạn xong tin CBNV(Người tạo tin) thực hiện trình duyệt tin tức cho Quản lý phê duyệt tin

Hệ thống: Ở màn tạo tin hoặc ở mà hình lưu nháp, nếu CBNV(Người soạn tin) chọn trình duyệt hệ thống cập nhật lại trạng thái tin tức thành Chờ duyệt.

  
</td><td>Thực hiện trên phần mềm portal bởi CBNV(Người tạo tin)

</td></tr><tr><td>4. 

</td><td>Tiếp nhận tin tức

</td><td>“Quản lý phê duyệt tin” tiếp nhận các tin tức được CBNV(Người tạo tin) trình duyệt lên.

Hệ thống:

1\. Với những tin tức có trạng thái là chờ duyệt, hệ thống thông báo và hiển thị cho Quản lý phê duyệt tin

2\. Hệ thống hiển thị danh sách tin tức trạng thái chờ duyệt cho quản lý phê duyệt tin tức với các trường sau:

- STT
- Tác giả
- Tiêu đề
- Chủ đề
- Ngày soạn
- Người tạo tin
- Bình luận

3\. Ở màn Duyệt tin tức quản lý phê duyệt có thể thực hiện các chức năng: Xem chi tiết, duyệt tin, trả lại tin, hủy tin.

</td><td>  
</td></tr><tr><td>5.1

</td><td>Duyệt tin tức

</td><td>Quản lý phê duyệt tin thực kiểm tra và phê duyệt những tin tức đạt tiêu chuẩn

Hệ thống:

1\. Chuyển trạng thái của tin tức thành Đã xuất bản và thông báo đến CBNV soạn tin

2\. Đưa tin tức về trang Tin xuất bản để lưu vết, trang sẽ hiển thị các trường thông tin sau:

- STT
- Tiêu đề
- Chủ đề
- ngày tạo
- Ngày xuất bản
- Bình luận
- Người duyệt
- Người tạo tin
- Lượt like
- Lượt xem
- Lượt bình luận

3\. Ở màn Tin xuất bản CBNV có thể thực hiện các chức năng: Xem chi tiết, yêu cầu thu hồi tin(Người soạn tin), thu hồi tin chủ động(Quản lý phê duyệt tin).

</td><td>Thực hiện trên phần mềm portal bởi Nhóm duyệt tin

</td></tr><tr><td>5.2

</td><td>Tiếp nhận tin tức trả lại

</td><td>Người soạn tin thực hiển chỉnh sửa tin tức để trình duyệt lại hoặc có thể xóa luôn tin tức.  
Hệ thống:

1\. Chuyển trạng thái của tin tức thành Trả lại và thông báo đến CBNV soạn tin

2\. Đưa tin tức về trang Tin trả lại để lưu vết, trang sẽ hiển thị các trường thông tin sau:

- STT
- Tiêu đề
- Chủ đề
- Ngày tạo
- Ngày Trả
- Người Trả

3\. Ở màn Trả tức hủy CBNV có thể thực hiện các chức năng: Xem chi tiết, chỉnh sửa, trình duyệt lại, xóa tin.

</td><td>Thực hiện trên phần mềm portal bởi CBNV(Người tạo tin)

</td></tr><tr><td>5.3

</td><td>Hủy tin

</td><td>Quản lý phê duyệt tin thực hiện hủy tin không đạt tiêu chuẩn.

Hệ thống:

1\. Chuyển trạng thái của tin tức thành Hủy tin và thông báo đến CBNV soạn tin

2\. Đưa tin tức về trang Tin tức hủy để lưu vết, trang sẽ hiển thị các trường thông tin sau:

- STT
- Tiêu đề
- Chủ đề
- Ngày tạo
- Ngày hủy
- Người hủy
- Người tạo tin

3\. Ở màn Tin tức hủy CBNV có thể thực hiện các chức năng: Xem chi tiết, xóa tin.

</td><td>  
</td></tr><tr><td>6\.

</td><td>Xuất bản

</td><td>Hệ thống hiển thị những tin tức có trạng thái Đã xuất bản lên trang đọc tin

Hệ thống: Hiển thị tin tức đã được duyệt lên trang đọc tin với các thông tin sau:

- Tiêu đề
- tóm tắt
- Nội dung
- Chủ đề
- Ảnh đại diện
- ngày xuất bản
- Tác giả(Người tạo tin)
- Tags
- Like
- Comment

3\. Ở màn Trang đọc tin CBNV có thể thực hiện các chức năng: Xem chi tiết, like, comment, share.

</td><td>Thực hiện trên phần mềm portal bởi Nhóm duyệt tin

</td></tr></tbody></table>

</div>

# Tài liệu mẫu

Link tài liệu mẫu : https://docs.google.com/document/d/1TcpKxf7MrCTRjmMZRWfhc5eZAX6yL9iK2\_oNvrD2e\_4/edit?usp=drive\_link