1. Bài toán Ký số & Mục tiêu Dự án
Bối cảnh thực tế
Tại các cảng biển và văn phòng của Tân Cảng, số lượng tài liệu, hợp đồng, chứng từ giao nhận (E-DO), hóa đơn điện tử và các văn bản điều hành nội bộ được luân chuyển mỗi ngày là cực kỳ lớn. Cách làm thủ công bằng giấy tờ truyền thống gặp phải các vấn đề:
- Mất nhiều thời gian in ấn, luân chuyển và lưu trữ vật lý.
- Rủi ro thất lạc, làm giả chứng từ hoặc chi phí bảo quản tăng cao.
- Khó khăn trong việc tìm kiếm, truy xuất báo cáo, hay tích hợp luồng phê duyệt tự động trên hệ thống số.
Lời giải cấu trúc số hóa
Để giải quyết triệt để vấn đề trên, dự án Signing Service Tân Cảng được hình thành. Mục tiêu của dự án là thiết lập một nền tảng Ký số và Đóng dấu điện tử hoàn thiện, giúp tự động hóa khâu xác thực văn bản. Nền tảng này đóng vai trò như một Service trung tâm chuyên biệt, cho phép các hệ thống nghiệp vụ (ví dụ: e-Office, Hệ thống điều hành Cảng URENCO) có thể dễ dàng gọi API để ráp chữ ký số vào tài liệu (đặc biệt là chuẩn PDF) theo đúng quy định pháp lý.
Hệ thống được thiết kế theo dạng Client - Server để giải quyết hai nhu cầu ký song song:
- Ký số bằng chứng thư số tập trung (Server-side/HSM): Server sẽ tự động đóng dấu công ty hoặc ký phê duyệt tự động khối lượng lớn tài liệu mà không cần con người can thiệp.
- Ký số cá nhân (Client-side/USB Token): Nhân viên cắm USB Token cá nhân vào máy tính để ký trực tiếp các văn bản được giao, đảm bảo tính chống chối bỏ.